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もう嫌われない!トラブルを起こさないメール・SNSの書き方を学ぶ本。『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』

time 2016/07/24

1.もう嫌われない!トラブルを起こさないメール・SNSの書き方を学ぶ本。

~メール・SNSはトラブルの元になりやすい。嫌われないメールの書き方を学ぶ。~
  • 書名:だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術
  • 著者名:山口拓朗/著
  • 出版者:実務教育出版

本書『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』は、仕事のメールでトラブルを起こさない、SNSで嫌われないようにする方法を学べます。

  • 言いたいことが相手にまったく伝わっていなかった。
  • お詫びをメールで済ませて、相手の気分を害してしまった。
  • 送信ボタンを押してから「しまった!送らなければよかった…」と頭を抱えた。

このような形に残るメールやSNSでの失敗を無くし、信用されて仕事が捗る、好かれる文章コミュニケーション術を学びたいなら、おすすめの1冊です!

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メール・SNSは、トラブルの導火線。

~「気付かずに」不用意な発言をしてしまうのがメールの特徴。~

メール・SNSで、こんなトラブルありませんか?
~言われるセリフと、言われたことに対する心情リスト~

  • 「キミのメール、何が書いてあるかわからないんだけど。」
    (書いてあるんだから、ちゃんと読んでよ。。)
  • 「メールじゃわからないから、口頭で説明して。」
    (口頭で説明してって、じゃあメール出さなくてよかったじゃん。ちゃんと読んでください。。)
  • 「あ、メール送ってくれてたの? 気付かなかったよ。」
    (いや本当は気づいてたでしょ。返信してよ。。」
  • 「あのメールの指示で、やっておきましたよ。」
    (待て待て、やって欲しいことをしてなくて、余計なことをされてる。。)
  • 「キミさあ、ちょっとあのメールはないんじゃない。ナニサマなの?(怒)」
    (え、何の話? なぜ怒ってるの??」
  • 「お詫びをするって、メールで済むとでも思ってるの?(怒)」
    (電話も繋がらないし、上司はメールで謝れって言うし、しょうがないじゃん。。)
  • 「会ってる時と比べて、なんかメールだと冷たい感じですよね。」
    (別に冷たくしてるつもりはないんだけど。。)
  • 「あいつのコメントさ、空気読めてないよなー。てか感じ悪くない?」
    (え、空気読んで話の流れに乗ったでしょ? 感じ悪いって、他の人に吹聴しないで。。)

「会って話せばわかるのに、どうしてメールを送らなきゃいけないんだ!」
「空気読めないとか言われるし、LINEはもうしたくない。。」
こう思うのも、無理はありません。

メール・SNSは、誤解を生みやすいコミュニケーション方法です。
表情が見えない、声も聞こえないから感情がわかりにくい。
細かいやり取りができないから、誤解も即座に訂正できない。

ですから対面コミュニケーションが得意でも、文章コミュニケーションが苦手という方は意外と多いです。
メールやSNSをする度に、信頼度が下がっていくような感じがします。

対面コミュニケーションが苦手な方なら、なおのこと文章コミュニケーションが苦手かもしれません。
メールの些細な誤解が何倍にも増幅されて、苛立ちや失望に変化するような感じがします。
文章コミュニケーションが成功して、ようやく対面コミュニケーションが普通にできるくらいの辛さがある、というのは言い過ぎでしょうか。

だからといって、メールもSNSも、辞めるわけにはいきません。
仕事のメールは、電話や打ち合わせの代わりになり、やり取りの証拠にもなります。
SNSは連絡手段を兼ねており、コミュニティの様子を把握するツールでもあります。

使わなければいけない以上、どうにか対処したいものです。
メールで、SNSで、嫌われないような方法はないでしょうか?

嫌われない文章は、細部の言い回しがスマート。

~リスクを下げることが第一。文章は誤解を避けるよう明瞭に。~

そこで、本書『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』の出番です。
本書は、伝わらない文章の原因を徹底的に洗い出し、円滑な文章コミュニケーションを図るコツを学べます。

目的とするのは、意図を過不足なく伝えること。
嫌われない、不信感を持たれない、誤解されないよう、文章の細部まで気配りします。

各項目は、よくあるNG例文と、改善したOK例文がセットで説明されています。
例えば以下のように、何をどうすれば良いかが見ただけでわかります。

<メール NG>
ご案内いただいていたプレス向け試写会ですが、
今回は参加を見送らせていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。

<メール OK>
このたびは、プレス向け試写会ののご案内をいただき、
誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いなのですが、当日は弊社主催のイベント日にあたるため、
残念ながら、駆けつけることができません。
ご期待に添えず、申し訳ございません。
これに懲りず、またの機会にご案内いただければ幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

<SNS NG>
家族サービスも大変だねえ。

<SNS OK>
家族でDVD鑑賞なんてステキですね!

信頼を築くのは時間がかかるけれど、無くすのは一瞬です。
メールを送る前に、言い回しが正しいかをチェックすると良いでしょう。

「なるほど!」と思った中からピックアップ。

~参考になった内容をいくつか紹介します!~

資料を使いまわすと誠実さが無くなる。

他人の作った文章、資料をコピーするとラクです。
でもラクをするためのコピーだと思われると誠実さが無くなります。

コピーではなく引用だとわかるようにし、信用を無くさないようにします。

急ぎの依頼をするなら「相談」の形。急ぎの依頼を断るなら「質」を理由にする。

命令口調は不満や怒りを買います。

  • NG:校正していただき、明日14時までにご返信ください。
  • OK:校正していただき、明日14時までに修正点等をご返信いただくことはできますでしょうか。

「時間が無い」は切り札です。急げない理由を述べます。

  • NG:「明日14時まで」とのことですが、時間を確保できません。
    もう1日(明後日14時まで)、お時間をください。
  • OK:「明日14時まで」となると超特急で校正しなくてはならず、チェック漏れが生じてしまう恐れがあります。
    内容面での誤りはもちろん、万が一、誤字脱字等が残れば、カタログの質の低下を招き、貴社にご迷惑をかけてしまうかもしれません。
    校正の精度を維持するためにも、もう1日(明後日14時まで)、お時間をいただけませんでしょうか。

SNSで、悪意のない言葉が誰かを傷つける。

不用意に本音をこぼすと、知らないうちに誰かを傷つけ、結果として嫌われます。

  • 「ふー、打ち合わせ終了。どっと疲れた。」
    打ち合わせ相手にしてみれば、「疲れさせたのは私のせいか?」と嫌な気持ちになります。
  • 「飲み会でお酒が飲めない人がいると、若干、盛り下がる(笑)」
    お酒を飲めない人にしてみれば、「私を責めているのか?」と嫌な気持ちになります。

自分を盛り過ぎない。

自慢は痛々しく、苦笑されます。

  • NG:今日は六本木ヒルズ52階絶景レストランで、年間30億稼ぎ出す経営コンサルタントの○○氏と極秘ランチ! 何か新しいビジネスがスタートしそうな予感です。新たな野望にまっしぐら!
  • OK:今日は六本木ヒルズ52階絶景レストランで、経営コンサルタントの○○氏とランチをしました。何か新しいビジネスがスタートしそうな予感です。使命感に燃えています。

『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』は、辞書を引くように使い、送信ボタンを押す前に何度も見直す。

『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』は、各項目の多くが見開きページで説明されています。
辞書を引くように使えば、送信ボタンを押す前に簡単に確認できますよ。
備忘録になりますので、以下の目次も参考にしてくださいね。

~『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』の目次、全96タイトル。~
  • はじめに
    1. えっ? 文章があなたの邪魔をしている?
    2. なぜ、文章コミュニケーションは難しいのか?
    3. 人は正当化したがる生き物
    4. SNSで上手にコミュニケーションを取れていますか?
    5. 読む人の立場&TPOに応じた文章を書こう
  • 第1章:だから、伝わる文章のイロハ
    1. 「一文一義」でまとめよう
    2. 具体的な表現を心がけよう
    3. 「説明不足」はトラブルのもと
    4. 主語と述語をねじれさせない
    5. その専門用語、伝わっていますか?
    6. 読点の位置に気を配ろう
    7. 修飾語は被修飾語の直前に置こう
    8. 修飾語の並び順3原則
    9. 情報は分別してまとめよう
    10. つじつまを合わせよう
    11. ちぐはぐな書き方をしない
    12. 「どっちの意味?」と迷わせたらアウト
    13. 同じ言葉をムダにくり返さない
    14. 必要のない言葉遣いを削ろう
    15. 指示代名詞が指す言葉がわかるように
    16. 接続詞は取捨選択しよう
    17. 漢字だらけの文章は嫌われる
    18. 二重否定はなるべく肯定表現にしよう
  • 第2章:だから、仕事が捗るメールの勘所 実践・文章コミュニケーション、01
    1. メールの強みと弱みを把握しよう
    2. 知らなきゃ損するメールのルール
    3. あらためて押さえたいメールの基本型
    4. 読む/読まないは件名で決まる
    5. 相手を動かす結びの言葉
    6. カドが立たない「断り文」
    7. あいまいな「返事」で誤解を与えない
    8. 「返信」は相手の期待を上回ろう
    9. 相手がOKしたくなる「依頼文」
    10. 「催促メール」は逃げ道を用意しよう
    11. 「報告メール」は項目別に書こう
    12. 「案内メール」は情報整理と見せ方がキモ
    13. 「意見&提案」で伝えるべきは根拠と熱意
    14. 「お礼メール」は喜びを具体的に
    15. 「抗議文」のポイントは冷静さ
    16. 「急ぎの依頼」、お願いするコツと断るコツ
    17. 「謝罪メール」はお詫びよりも共感が大切
    18. メールの返信はいつすべき?
    19. 引用文の活用作法
    20. テンプレートを用意しておこう
    21. 資料使い回しのリスク
    22. ムダなメールの往復を避けよう
    23. 補足的な伝達は「追記」「追伸」で
    24. 見た目がダメなら伝わらない
    25. 罫線でメリハリをつけよう
    26. 送信前のチェック項目
  • 第3章:だから、モメないメールのコツ 実践・文章コミュニケーション、02
    1. メールに頼ってはいけない3つの場面
    2. マナー知らずになりかねない携帯メール
    3. 「名前」の取り扱いに要注意!
    4. 基本は1メール1用件
    5. 5W3Hで情報を盛り込もう
    6. まずは結論から入ろう
    7. 「余計な情報」を書かない
    8. 複数用件は「箇条書き」にしよう
    9. してほしいことは「肯定表現」で
    10. 「ていねいさ」を惜しまない
    11. 「誠実フレーズ」をストックしておこう
    12. 「クッション言葉」でメンツを守ろう
    13. ハイリスクな「話し言葉」
    14. 配慮を書かない文面に
    15. 警戒心を解く文章の書き方
    16. 2つの質問技法を使い分けよう
    17. 文章の“表情”を読み取ろう
    18. 「お叱り」はサンドイッチ話法で
    19. 男女で異なる“響く言葉”
    20. 言いにくいことを先延ばししない
    21. 書き手の意図を命がけで読み取ろう
    22. 文章コミュニケーションにおける顔文字
    23. 何かと使える「~したく」
  • 第4章:だから、わかりあえるSNSの文章技法 実践・文章コミュニケーション、03
    1. SNSは諸刃の剣
    2. SNSは駅前広場と考えよう
    3. 「誹謗中傷」と「批評」の違い
    4. 「怒り」の文章論
    5. 「かまってちゃん」にならない
    6. 露骨な「売り込み」はやめよう
    7. 自分を盛り過ぎない
    8. 自分を追い込む他責文
    9. 悪意のない言葉が誰かを傷つける
    10. 嫌いでも貶さない
    11. 正論・正義を振りかざさない
    12. 他人の情報をうっかり晒さない
    13. NG発言ガイドラインを作ろう
    14. 「嫌われコメント」よりも「喜ばれコメント」を
    15. 「ネガティブ言葉」をポジティブ言葉」に言い換えよう
    16. 安易に情報拡散しない
    17. 軽はずみな自滅投稿はずっと残る
    18. 読み手のモノサシは千差万別
  • おわりに

まとめ:くどいようでも、送信ボタンを押す前に再度確認をしよう。

送信したら、二度と送信をキャンセルできないのがメールです。
一度の失敗がその後に影響するだけに、日常的な単純作業でも気が抜けません。
「しまった!」ということにならないように、何度も見直した方が良いでしょう。

『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』は、メール、SNSで嫌われない書き方を学べます。

本書はあくまでも「嫌われない」ようにリスクを回避する方針です。
文章によるインパクト、大きな成功を望む方には物足りないかもしれません。
その点、ご注意くださいませ。

以上、
もう嫌われない!トラブルを起こさないメール・SNSの書き方を学ぶ本。『だから、読み手に伝わらない! もう失敗しない文章コミュニケーションの技術』
でした。

ぜひ、手に取ってみてください(^^♪

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